Ihre digitalen Mitarbeiter.
Sie entlasten, organisieren und setzen um.
Verbundene Systeme, automatisierte Abläufe und KI-Agenten, die in Ihren Prozessen mitarbeiten – rund um die Uhr.
So entsteht Ihre digitale Belegschaft
Drei Bausteine, die ineinandergreifen.
Verbundene Systeme
Ihre Tools, Daten und Abläufe werden verbunden – CRM, E-Mail, Dokumente, Fachsysteme. Die Grundlage, auf der alles Weitere aufsetzt. Auf Wunsch in Ihrer eigenen Infrastruktur.
Automatisierte Abläufe
Wiederkehrende Schritte laufen ohne Zutun: Daten wandern zwischen Systemen, Übergaben werden ausgelöst, Routine erledigt sich nach festen Regeln.
Digitale Mitarbeiter
Wo eine Aufgabe Kontext und Einordnung braucht, übernehmen KI-Agenten – sie verstehen den Vorgang, wenden Ihr Wissen an und handeln innerhalb Ihrer Freigaben.
Ein Assistent,
Ein digitaler Mitarbeiter übernimmt einen Vorgang vom Eingang bis zur Übergabe: Er erfasst die Anfrage, zieht das passende Wissen heran und erledigt die nächsten Schritte nach Ihren Regeln. Erst wo eine echte Entscheidung gebraucht wird, übergibt er an einen Menschen oder ein System – dokumentiert und nachvollziehbar.
Freigegebenes Wissen
Dokumente, Prozesse, Kommunikation und Systemdaten – im richtigen Kontext abrufbar.
Klare Regeln
Was automatisch erledigt wird, was zur Freigabe vorbereitet wird und wann ein Mensch übernimmt.
In Ihre Abläufe eingebunden
Kein Inseltool. Verbunden mit Ihren Systemen, Prozessen und Verantwortlichkeiten.
Definierte Freigaben
Sie behalten die Kontrolle – jederzeit. Kritische Schritte werden vorbereitet, nicht eigenständig entschieden.
Wo operative Arbeit unnötig Zeit kostet.
In vielen Unternehmen werden Aufgaben manuell erledigt, obwohl die nötigen Informationen, Regeln und nächsten Schritte bereits vorhanden sind. Digitale Mitarbeiter machen diese Arbeit automatisierbar – eingebunden in bestehende Abläufe und kontrollierbar durch klare Freigaben.
Anfragen bleiben liegen
E-Mails, Formulare, Tickets und Rückfragen müssen aufgenommen, sortiert und beantwortet werden – immer wieder, täglich.
Follow-ups werden vergessen
Nicht weil sie unwichtig sind – sondern weil ständig Neues dazwischenkommt. Angebote, Rückrufe, Termine.
Wissen ist verstreut
Informationen liegen in Dokumenten, E-Mails, CRM und Chats – aber nicht dort, wo gerade entschieden oder geantwortet wird.
Routine frisst Stunden
Daten zwischen Systemen übertragen, Reports bauen, Stammdaten pflegen. Klare Regeln – trotzdem jeden Tag von Hand.
So verändert sich Ihr Arbeitsalltag
Dieselben Aufgaben – einmal von Hand, einmal von digitalen Mitarbeitern übernommen.
Digitale Mitarbeiter bringen Wissen, Kontext und Aufgabe zusammen – dort, wo sie gebraucht werden.
Wissen, Regeln und Umsetzung –
Einmal eingerichtet, läuft jeder Vorgang nach Ihren Regeln.
Dokumente, Mails, CRM und Systeme freigeben.
Was er allein darf, wo eine Freigabe nötig ist.
- Chat
- Message
- Formular
- Mensch
- Digitaler Mitarbeiter
- CRM
- Zeitgesteuert
- System-Trigger
- Sonstige Trigger
Digitale Mitarbeiter treffen operative Entscheidungen innerhalb Ihrer Vorgaben – jeder Schritt nachvollziehbar, kritische Entscheidungen bleiben bei Ihnen.
Digitale Mitarbeiter arbeiten in Prozessen –
Digitale Mitarbeiter sind nicht darauf ausgelegt, nur Informationen bereitzustellen, sondern Aufgaben in Prozessen aktiv zu unterstützen und strukturierte Arbeitsschritte zu übernehmen.
Aufgaben, die digitale Mitarbeiter im Alltag übernehmen
Ob Vertrieb, Kundenservice, Verwaltung oder Wissen – digitale Mitarbeiter übernehmen dort, wo bei Ihnen täglich Zeit verloren geht.
Vertrieb & Anfragen
Problem
Neue Anfragen kommen über verschiedene Kanäle. Manche Interessenten sind kaufbereit, andere brauchen Rückfragen. Wenn Antworten zu spät kommen, gehen Chancen verloren.
Digitaler Mitarbeiter
Er erkennt neue Anfragen, priorisiert Leads, beantwortet Standardanfragen eigenständig oder bereitet andere Antworten zur Freigabe vor, fragt fehlende Informationen ab, erstellt Angebotsentwürfe und legt Aufgaben im CRM automatisch an.
Ergebnis
Schnellere Reaktion, weniger verlorene Interessenten, klarere Vertriebsprozesse und weniger manuelle Nacharbeit.
Kundenservice
Problem
Wiederkehrende Fragen landen in der Inbox, werden stundenlang nicht beantwortet oder müssen manuell sortiert werden.
Digitaler Mitarbeiter
Er beantwortet freigegebene Standardanfragen automatisch, bereitet andere Antworten zur Freigabe vor und erinnert an offene Follow-ups.
Ergebnis
Schnellere Antwortzeiten, zufriedenere Kunden und entlastete Mitarbeiter.
Wissen & Kontext
Problem
Wichtige Informationen liegen in Dokumenten, E-Mails und Systemen – aber nicht dort, wo gerade entschieden oder geantwortet wird.
Digitaler Mitarbeiter
Er nutzt freigegebenes Wissen, Dokumente, Regeln und Systemdaten im jeweiligen Arbeitskontext und übernimmt definierte Folgeschritte eigenständig.
Ergebnis
Wissen im richtigen Moment nutzbar: bessere Antworten, schnellere Entscheidungen, sauberere Übergaben.
Verwaltung & Backoffice
Problem
Daten müssen zwischen Systemen manuell übertragen werden. Stundenlange Routinearbeit – fehleranfällig und zeitraubend.
Digitaler Mitarbeiter
Er aktualisiert CRM und Systeme automatisch, erstellt Aufgaben aus E-Mails und Ereignissen und hält Deadlines im Blick.
Ergebnis
Weniger manuelle Datenpflege, aktuelle Systeme, klare Aufgabenverteilung.
Follow-ups & Termine
Problem
Angebote werden nicht nachverfolgt, Termine vergessen, Rückrufe liegen offen. Nicht weil es unwichtig ist – sondern weil ständig Neues dazwischenkommt.
Digitaler Mitarbeiter
Er erinnert automatisch an offene Follow-ups, bereitet Termine vor und sendet Erinnerungen sowie Nachfassnachrichten automatisch oder per Freigabe.
Ergebnis
Weniger vergessene Rückrufe, höhere Abschlusschancen, mehr Zuverlässigkeit im Kundenkontakt.
So einfach starten Sie
In drei Schritten von „klingt gut“ zu „läuft“ – ohne langen Vorlauf, ohne Beratermarathon.
Potenzial-Check
Wir schauen gemeinsam, welche Aufgaben bei Ihnen täglich Zeit kosten – und wo ein digitaler Mitarbeiter sofort ansetzen kann.
Konkreter Fall
Ein realer Ablauf aus Ihrem Alltag wird als erster Anwendungsfall umgesetzt – klar definiert, schnell sichtbar.
Erster digitaler Mitarbeiter
Der Prozess läuft. Ihr Team gewinnt Zeit. Und Sie sehen, was als Nächstes möglich ist.
Antwort innerhalb von 24 Stunden · kein Verpflichtungsdruck
Sie sehen jederzeit, was erledigt wurde
Digitale Mitarbeiter arbeiten transparent: Sie sehen, was erledigt wurde, was offen ist und wo ein Mensch gebraucht wird.
Heute erledigt – Beispielansicht
Visualisierung beispielhaft. Dashboards werden individuell an Prozesse, Systeme, Rollen und Freigaben angepasst.
Wann der Einsatz den größten Effekt hat
Unabhängige Studien zeigen ein klares Muster: KI wirkt dort am stärksten, wo sie strukturiert eingebunden und auf die passenden Aufgaben zugeschnitten ist – nicht als Selbstzweck.
Deutsche Unternehmen nutzen bereits KI
Bereits 36 % der deutschen Unternehmen setzen KI ein – fast doppelt so viele wie ein Jahr zuvor. Nur noch 17 % sagen, KI sei für sie kein Thema; 81 % halten sie für die wichtigste Zukunftstechnologie.
Für Sie: Der Markt bewegt sich schnell – der Abstand zwischen Vorreitern und Nachzüglern wächst.
Bitkom Research, „Künstliche Intelligenz 2025“ (604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten)Weniger Zeit, höhere Qualität
Kontrolliertes Experiment mit 453 Berufstätigen bei echten Büro- und Schreibaufgaben: 40 % weniger Zeit bei 18 % höherer Qualität – mit den größten Gewinnen für weniger geübte Mitarbeitende.
Für Sie: Genau die wiederkehrende Schreib- und Verwaltungsarbeit lässt sich spürbar entlasten.
Noy & Zhang, Science 2023 (peer-reviewed)Entscheidend ist der richtige Zuschnitt
Feldexperiment mit 758 Beratenden: bei Aufgaben innerhalb der KI-Stärken über 40 % höhere Ergebnisqualität und rund 25 % schnellere Bearbeitung. Außerhalb dieser Stärken kann KI Ergebnisse verschlechtern.
Für Sie: Entscheidend ist der richtige Zuschnitt – nicht KI an sich, sondern KI an der richtigen Stelle.
Dell’Acqua et al., Harvard Business School & BCG, 2023 (Organization Science, 2026)Die genannten Ergebnisse stammen aus unabhängigen Studien zum allgemeinen Einsatz KI-gestützter Systeme und beschreiben keine zugesicherten Resultate für einzelne Projekte. Die Wirkung im Einzelfall hängt von Aufgabe, Daten und Einbindung ab.
DSGVO, GDPR & EU AI Act im Blick.
Digitale Mitarbeiter können mit DSGVO-/GDPR-orientierter Architektur, klaren Rollenrechten, Freigaben, Logging und nachvollziehbaren Datenflüssen umgesetzt werden.
Auf Wunsch mit EU-Hosting, lokalen Modellen, passenden Auftragsverarbeitungsverträgen und AI-Act-orientierter Risikobetrachtung.
Architektur
Datenflüsse, Rollenrechte und Freigaben werden bewusst geplant.
Hosting & Modelle
Auf Wunsch EU-Hosting, lokale Modelle oder eigene Infrastruktur.
Verträge & Anbieter
Passende AVV/DPA- und Anbieterprüfungen können berücksichtigt werden.
AI-Act-Risikobetrachtung
Je nach Einsatzbereich werden Risiken, Dokumentation und Kontrollanforderungen geprüft.
Die konkrete Compliance hängt vom Einsatzbereich, den verarbeiteten Daten, den eingesetzten Modellen, den Verträgen und der finalen Implementierung ab.
Digitale Mitarbeiter für verschiedene Aufgabenbereiche
Für Kundenkontakt, Wissen, Daten und Abläufe – eingebunden in Ihre Systeme, Ihr Wissen und Ihre Regeln.
Kommunikation & Kunden
Service- & Lead-Response-Mitarbeiter
Beantwortet wiederkehrende Kundenfragen oder bereitet Antworten zur Freigabe vor.
Vertriebs-Mitarbeiter
Qualifiziert Leads, priorisiert Anfragen und bereitet Angebotsentwürfe vor.
Follow-up-Mitarbeiter
Erinnert oder übernimmt offene Rückrufe, Nachfassaktionen und nächste Schritte.
Wissen & Daten
Wissens-Mitarbeiter
Findet relevantes Wissen aus Dokumenten, Mails, CRM sowie internen und externen Systemen im richtigen Kontext.
Daten- & Report-Mitarbeiter
Pflegt CRM, Tabellen und Systeme, erstellt Aufgaben aus E-Mails und bereitet Auswertungen oder Statusberichte vor.
Dokumenten-Mitarbeiter
Erstellt, prüft oder strukturiert Angebote, Protokolle, Vorlagen und Unterlagen.
Prozesse & Koordination
Backoffice-Mitarbeiter
Sortiert Unterlagen, bereitet Zusammenfassungen vor und reduziert manuelle Routine.
Termin-Mitarbeiter
Bereitet Termine vor, erinnert Beteiligte und dokumentiert Ergebnisse.
Übergabe-Mitarbeiter
Erkennt Sonderfälle, bereitet Entscheidungen vor und übergibt sauber an Menschen.
Individueller digitaler Mitarbeiter
Wird passend zu Ihren Prozessen, Systemen, Regeln und Verantwortlichkeiten aufgebaut – Ihr Sonderfall ist unser Ausgangspunkt.
Was sich im Arbeitsalltag verändert
Dort, wo täglich Zeit, Fokus und Energie durch Routine verloren gehen, übernehmen digitale Mitarbeiter die Aufgabe.
Mehr Durchsatz
Vorgänge werden abgeschlossen, nicht nur begonnen. Mehr Output bei gleichem Team.
Zeit zurück
Deutlich mehr Zeit für Ihre Kernkompetenz und worauf’s ankommt – statt für Routine.
Mehr Fokus
Kopf frei für Entscheidungen und Wachstum statt fürs Nachhalten.
Sauber eingebunden –
Jedes System wird passend zu Ihren Prozessen, Verantwortlichkeiten und Systemen aufgebaut.
Strukturierte Umsetzung
Systeme werden sauber aufgebaut und so umgesetzt, dass sie im Alltag zuverlässig funktionieren.
Integration statt Insellösungen
Systemübergreifende Automatisierungen, die in bestehende Abläufe integriert werden.
Fokus auf echte Anwendung
Keine Theorie, sondern Lösungen, die konkret eingesetzt werden und messbaren Nutzen bringen.
Weiterentwicklung statt Einmal-Setup
Systeme werden schrittweise erweitert und an Ihre Prozesse angepasst.
Weil KI erst dann Wert schafft,
Ein digitaler Mitarbeiter ist kein Standardprodukt, das man einschaltet. Er muss Ihre Abläufe verstehen, mit freigegebenem Wissen arbeiten, klaren Regeln folgen und an den richtigen Stellen an Menschen übergeben.
Transformaris verbindet dabei zwei Dinge, die selten zusammenkommen: einen Ansatz, der von Grund auf für KI-gestützte Abläufe gedacht ist – und über drei Jahrzehnte Praxis aus IT, Automatisierung, Prozessarbeit und Beratung. Neu in dieser Form, erfahren im Kern.
Ihr Projekt wird aus einer Hand begleitet. Ein erfahrener Ansprechpartner behält den gesamten Überblick – fachlich, technisch und organisatorisch. Keine verstreuten Zuständigkeiten, keine Tool-Sammlung ohne Konzept, keine Automatisierung am Prozess vorbei.
Das Ergebnis: digitale Mitarbeiter, die nicht nur antworten, sondern Arbeit übernehmen – passend zu Ihrem Unternehmen, Ihren Regeln und Ihren Verantwortlichkeiten. Die Kontrolle bleibt bei Ihnen.
Was das für Sie heißt:
Ein Ansprechpartner mit Gesamtblick
Von der ersten Analyse bis zur Integration begleitet Sie durchgängig dieselbe Person mit dem vollständigen Überblick. Entscheidungen hängen nicht zwischen Zuständigkeiten – Verantwortung ist klar.
Senior-Level, kein Baukasten
Über drei Jahrzehnte Erfahrung in IT und Automatisierung fließen in jede Umsetzung. Digitale Mitarbeiter werden nicht installiert, sondern auf Ihre Prozesse, Ihr Wissen, Ihre Regeln und Freigaben abgestimmt.
Entlastung statt Spielerei
Kein Demo-Effekt, sondern funktionierende Entlastung im Alltag: nachvollziehbar, kontrollierbar und schrittweise ausbaubar.
Welcher Weg passt zu Ihrer Situation?
Ob kleiner Startpunkt oder strukturierter Aufbau – der Einstieg richtet sich nach Ihrer Ausgangslage.
Direkter Einstieg
Ein konkretes Problem, ein klarer Ablauf, ein erstes funktionierendes Ergebnis. Kleiner Startpunkt mit sichtbarem Nutzen.
Jetzt startenFür Unternehmen
Digitale Mitarbeiter entlasten Ihr Team bei Anfragen, Wissen, Aufgaben und Übergaben – integriert in bestehende Abläufe.
Lösung entdeckenIndividuelle Lösung
Digitale Mitarbeiter werden passend zu Ihren Prozessen, Systemen, Regeln und Verantwortlichkeiten aufgebaut.
AnfragenNoch unsicher, welcher Einstieg passt?
Meinen Potenzial-Check startenFragen, die wir häufig hören
Bereit für den ersten Schritt?
Finden Sie heraus, wo digitale Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen oder für Sie persönlich sinnvoll entlasten können.
Meinen Potenzial-Check startenoder direkt schreiben: office@transformaris.org